Onderwijs Inkoop Groep - Besparen met een hart voor onderwijs

  • Gildenveld 3
    3892 DC Zeewolde

  • Ma t/m vr
    9:00 tot 17:00 uur

‘Veel expertise en sterke begeleiding: een absolute pre voor de Onderwijs Inkoop Groep’

Dynamisch aanbesteden is voor een grote stichting als PROOLeiden-Leiderdorp – met twintig basisscholen – ideaal, omdat er zo meerdere uitvragen per jaar gedaan kunnen worden. Dat vindt Rutger van Bostelen, hoofd ICT bij PROOLeiden-Leiderdorp. Hij vertelt waarom de stichting ervoor heeft gekozen de aanbestedingen te doen via Het Aanbestedings Collectief.
“De stichting PROOLeiden-Leiderdorp omvat maar liefst 4500 leerlingen en 650 personeelsleden. Die grootte zorgt ervoor dat we bij de inkoop van ICT-materialen de aanbestedingsgrens overschrijden en dat we de inkoop Europees moeten aanbesteden.”
Rutger van Bostelen - ProoLeiden
Rutger van Bostelen
Hoofd ICT
Van Bostelen vertelt dat PROOLeiden-Leiderdorp jarenlang zelf de aanbestedingen heeft uitgezet. “Dat was vaak een lang proces met veel geregel. Daarom zijn we gaan nadenken over het uitbesteden van de aanbestedingen.”

Het AanbestedingsCollectief

Het Aanbestedings-Collectief

Steeds meer onderwijsinstellingen worden geconfronteerd met de vraag of en wanneer zij moeten aanbesteden. De Onderwijs Inkoop Groep heeft veel kennis op het gebied van Europees en meervoudig onderhands aanbesteden.

Daarbij hanteren we een no-nonsense aanpak: als Europees aanbesteden niet noodzakelijk is, zullen we een meervoudig onderhands traject adviseren en u hierin begeleiden. Voor inkoopcategorieën waarbij flexibiliteit is vereist hebben we Het AanbestedingsCollectief opgericht.

Korte lijntjes en snel schakelen

Via een collega die bij een eerdere werkgever al had samengewerkt met de Onderwijs Inkoop Groep, kwam PROOLeiden-Leiderdorp in aanraking met Het AanbestedingsCollectief, een concept van de Onderwijs Inkoop Groep, zo legt van Bostelen uit.

“We besloten contact op te nemen met de Onderwijs Inkoop Groep voor de aanbesteding van ons ICT-materiaal. Zij hebben korte lijntjes hebben met leveranciers dus ze kunnen snel schakelen. Bovendien heeft de Onderwijs Inkoop Groep veel expertise in huis en dat is belangrijk als het om zulke grote contracten gaat zoals bij PROOLeiden-Leiderdorp. Die kennis en contacten zorgden ervoor dat wij overtuigd waren om onze aanbestedingen door hen te laten regelen.”

Dynamisch aanbesteden

De Onderwijs Inkoop Groep biedt via Het AanbestedingsCollectief een dynamische manier van aanbesteden aan. Van Bostelen legt uit dat zijn stichting voor deze manier van aanbesteden heeft gekozen, omdat er zo meerdere uitvragen per jaar kunnen worden gedaan. “De doorlooptijd van de aanbesteding is dan ook korter. Een ‘normale’ aanbesteding duurt voor ons te lang; onze twintig basisscholen kunnen dan niet snel genoeg bediend worden.”

Het aanbestedingsproces bij PROOLeiden-Leiderdorp

Het aanbestedings-proces bij PROOLeiden-Leiderdorp

“We hebben bij PROOLeiden-Leiderdorp een soort interne ICT-webshop. Daarin kunnen schooldirecteuren aangeven welke materialen ze nodig hebben. Deze orders bundelen we drie tot vier keer per jaar en daarmee wordt een uitvraag gedaan.”

Het hoofd ICT verklaart dat hij samen met een functioneel beheerder deze orders controleert. “Wij zorgen dat de technische kaders actueel zijn, zodat de producten die we gaan bestellen alle technische specificaties bevatten om vijf jaar vooruit te kunnen.”

“Vervolgens bepalen we een maximumbedrag per product, op die manier beschermen we onszelf tegen hoge biedingen. Ook hebben we samen met Het AanbestedingsCollectief goede servicevoorwaarden opgesteld, die ook in de aanbesteding worden opgenomen. Als de order compleet is, dan zet Het AanbestedingsCollectief het uit bij de leveranciers, daar hebben wij geen omkijken naar.”

Specifieke kennis

PROOLeiden-Leiderdorp heeft al verschillende aanbestedingstrajecten gedaan met Het AanbestedingsCollectief. “Een traject voor kopieerproducten hebben we in de zomer van 2019 doorlopen en in oktober 2019 was de uitlevering, zo snel kan het dus gaan. Door de goede ervaringen en prettige samenwerking zijn we op dit moment ook bezig met een aanbesteding voor leermiddelen en een aanbesteding voor op- en afhaaldiensten voor afval, allebei via Het AanbestedingsCollectief,” vervolgt van Bostelen zijn verhaal.

“De Onderwijs Inkoop Groep – en daarmee Het AanbestedingsCollectief – heeft specifieke kennis in huis die verder gaat dan de kennis die wij bij stichting PROOLeiden-Leiderdorp hebben over aanbesteden. Zo leerden we dat het bij de aanbesteding van ICT-materialen vooral gaat om goede servicevoorwaarden en niet alleen om de prijs. Dankzij die goede servicevoorwaarden kan onze stichting nu tot een half jaar na de uitlevering nog hetzelfde product voor hetzelfde bedrag bij de betreffende leverancier afnemen. Dat is een groot voordeel.”

Absolute pre

Als grote stichting wordt PROOLeiden-Leiderdorp regelmatig benaderd door bedrijven die iets willen verkopen. “Nu vertellen we deze partijen dat ze ons kunnen zoeken via de Tender. Daar kunnen ze dan eventueel meedoen met de volgende aanbesteding. Dat scheelt ons een hoop gedoe.”

Tot slot geeft van Bostelen aan dat hij Het AanbestedingsCollectief van de Onderwijs Inkoop Groep ‘zeker kan aanraden’ aan andere stichtingen. “Ze leiden aanbestedingen in goede banen, hebben veel expertise en ze bieden sterke begeleiding. Die zaken zijn een absolute pre voor de Onderwijs Inkoop Groep.”

Heeft u een vraag over HAC?

Heeft u een vraag over HAC?

Stel ons uw vraag en ontvang snel een antwoord
Stel ons uw vraag en ontvang snel een antwoord
Logo OIG
Stel uw vraag aan ons

Kom met ons in contact

Logo OIG
Vraag uw energiescan aan

Laat uw organisatie scannen

Logo OIG
Vraag uw kosteloze analyse aan

Laat uw sanitair analyseren

Logo OIG
Vraag uw inkoopbeleid aan

Kom met ons in contact

Logo OIG
Solliciteer op de functie accountmanager

Kom met ons in contact

  • Je krijgt binnen 1 werkdag een eerste reactie en meestal weet je binnen dezelfde termijn ook of een kennismaking gepland gaat worden.
  • We nemen de tijd voor je tijdens de kennismaking. Van werk veranderen is niet zomaar iets. Toch?
Logo OIG
Stel uw vraag aan ons

Kom met ons in contact